Gérer les commandes internes peut rapidement devenir un véritable casse-tête sans une stratégie adaptée.
Vous avez peut-être déjà rencontré des erreurs de saisie, des délais de traitement interminables, ou une mauvaise coordination entre les différents départements de votre entreprise.
Ces problèmes peuvent non seulement affecter votre productivité, mais aussi la satisfaction de vos clients internes et externes.
Dans cet article, vous allez apprendre comment le Business Process Management (BPM) peut transformer la gestion de vos commandes internes en suivant ces points :
- 1️⃣ Définition et avantages du BPM.
- 2️⃣ Étapes pour implémenter le BPM dans vos processus internes.
- 3️⃣ Cas pratique d’implémentation du BPM dans une PME.
- 4️⃣ Utilisation de AirProcess pour la gestion des commandes internes.
- 5️⃣ Bénéfices d’une traçabilité des commandes.
- 6️⃣ Principaux indicateurs de performance clés (KPI) à suivre.
À la fin de votre lecture, vous serez capable de comprendre les principes du BPM, d’identifier les étapes nécessaires pour l’implémenter dans vos processus de gestion des commandes internes, et d’utiliser des outils comme AirProcess pour optimiser vos processus. Alors, sans plus tarder, commençons par une définition du Business Process Management et ses avantages pour la gestion des commandes internes.
1) Qu’est-ce que le Business Process Management (BPM) ?
Le Business Process Management, ou BPM, est une approche structurée et organisée pour aborder et résoudre des problèmes.
Le BPM utilise des étapes préétablies et logiques qui permettent d’améliorer et d’automatiser les processus d’une entreprise.
a) Les bénéfices du BPM pour la gestion des commandes internes
Utiliser le BPM vous offre plusieurs avantages pour la gestion de vos commandes internes, notamment :
- La réduction des erreurs humaines grâce à l’automatisation.
- l’amélioration de la productivité par l’élimination des tâches redondantes.
- Un aperçu en temps réel des performances des commandes.
- La mise en place facile de nouvelles stratégies selon les besoins du marché.
2) Définition de la gestion des commandes internes
La gestion des commandes internes englobe l’ensemble des processus et des systèmes utilisés pour suivre, gérer et exécuter les commandes au sein d’une entreprise.
Cela inclut les demandes de fournitures, les réquisitions de services, et les transferts de produits entre différents départements ou sites.
3) Comment implémenter le BPM dans la gestion des commandes internes ?
Pour mettre en place facilement le BPM dans vos processus internes, vous devez suivre les étapes ci-dessous.
a) Analysez vos processus existants
Un bon audit de l’existant est une phase primordiale de votre projet.
En effet, elle requiert une évaluation détaillée des procédures actuelles, ce qui vous permettra de détecter les pratiques qui ne fonctionnent pas correctement et les potentiels d’amélioration.
Ainsi, une compréhension profonde de ces processus permet de mettre en lumière les goulots d’étranglement présents dans le système.
b) Définissez vos objectifs
Une fois l’analyse effectuée, définissez clairement vos objectifs.
Que ce soit pour réduire les délais de traitement des commandes ou améliorer le suivi en temps réel, chaque objectif doit être spécifique, mesurable et réaliste.
c) Sélectionnez un outil BPM adapté à vos besoins
Il existe de nombreux outils de BPM disponibles sur le marché.
Chaque outil offre des fonctionnalités variées telles que la personnalisation des workflows, l’analyse de données, et bien plus encore.
Bien évidemment, la sélection de l’outil approprié dépendra de vos besoins spécifiques et de la volumétrie de vos commandes.
4) Cas pratique : l’implémentation du BPM dans une PME en trois étapes
Imaginons une petite entreprise spécialisée dans la fourniture de pièces détachées.
Cette PME souhaite améliorer la gestion de ses commandes internes avec le BPM.
Voici comment elle pourrait procéder étape par étape.
Étape 1 : la cartographie des processus
La cartographie consiste à dessiner une représentation graphique de chaque étape du parcours d’une commande.
Ceci aide à visualiser précisément où se situent les problèmes.
Étape 2 : l’implémentation d’un outil BPM
Après avoir choisi un outil comme AirProcess, l’équipe procède à la configuration des workflows pour automatiser les tâches répétitives.
Étape 3 : la formation des utilisateurs
Assurer une transition réussie passe par une formation adéquate des employés sur le nouvel outil BPM.
En effet, les formations permettent une prise en main rapide ce qui assure que chacun utilise l’outil de manière optimale.
5) Exemple de processus de gestion des commandes internes avec AirProcess
a) La soumission de la demande
Tout commence par un employé qui identifie un besoin spécifique, que ce soit pour des fournitures de bureau, des pièces détachées ou tout autre produit nécessaire à son activité.
Il remplit un formulaire détaillé dans AirProcess, précisant les produits concernés, les quantités requises et toute autre information pertinente.
b) La validation de la demande par le service achat
Une fois la demande soumise, elle est automatiquement dirigée vers le service achat pour validation.
Le service achat évalue alors la pertinence de la demande achat et examine éventuellement le budget.
2.1 La demande est validée
Si la demande est jugée justifiée et conforme aux critères internes, elle est validée par le service achat.
Cette validation déclenche automatiquement la génération d’une commande.
2.2 La demande est rejetée
Si la demande ne répond pas aux critères ou présente des incohérences, elle est rejetée.
L’employé est informé de la décision et peut, si nécessaire, apporter des modifications et soumettre à nouveau sa demande.
c) La génération de la commande fournisseur
Pour les demandes validées, AirProcess génère automatiquement une commande pour le fournisseur concerné.
Ce processus automatisé élimine les erreurs humaines et garantit que toutes les informations nécessaires sont correctement transmises.
d) L’envoi automatique du bon de commande
Une fois la commande générée, AirProcess prend en charge l’envoi automatique du bon de commande au fournisseur.
Ce mécanisme assure une bonne communication et permet de réduire les délais et les risques d’oubli.
Par exemple, dans une entreprise de fabrication, un technicien peut facilement demander des pièces de rechange via AirProcess.
Après validation par le service achat, la commande est immédiatement transmise au fournisseur, ce qui assure une livraison rapide et évite tout retard de production.
De même, dans une entreprise de services, les fournitures de bureau peuvent être commandées de manière fluide, grâce à ce processus bien structuré et automatisé.
6) Présentation de AirProcess dans le détail
a) Présentation générale
AirProcess est une plateforme no-code conçue pour simplifier la création et la gestion des workflows.
Avec plus de 25 ans d’expertise en optimisation des processus métier, AirProcess vous permet de transformer et d’automatiser vos opérations sans nécessiter de compétences en programmation.
b) Des fonctionnalités clés
1) Création et gestion de workflows
Simplicité et rapidité : vous pouvez créer des workflows en quelques minutes grâce à une interface intuitive.
Le système drag-and-drop permet de définir facilement les étapes du workflow, les acteurs impliqués et les décisions possibles.
Personnalisation : AirProcess vous offre la possibilité de personnaliser chaque étape du workflow pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Cela inclut la définition des actions à entreprendre, des notifications à envoyer, et des conditions à vérifier.
2) Des formulaires flexibles
Types de champs : la plateforme propose 21 types de champs pour créer des formulaires riches et variés.
Parmi eux, on trouve les champs texte, nombre, date, heure, paragraphe IA, liste déroulante, case à cocher, barre de progression, et bien d’autres.
Éditeur intégré : l’éditeur de formulaire intégré permet d’améliorer la mise en page des formulaires avec des clics simples et des fonctionnalités drag-and-drop.
Cela assure une interface utilisateur ergonomique et efficace.
3) Des vues personnalisées
Configuration des données : les utilisateurs peuvent configurer leurs vues en sélectionnant les colonnes, en appliquant des filtres, et en définissant des critères de tri.
Les données peuvent être regroupées et agrégées sur plusieurs niveaux pour une meilleure vue d’ensemble.
Navigation efficace : la barre de navigation latérale condense toutes les informations nécessaires, et les utilisateurs peuvent choisir entre une présentation en onglet ou en vue unique, selon leurs préférences.
4) Automatisation et intégration
Événements automatisés : AirProcess automatise des tâches telles que l’impression des bordereaux d’expédition, l’envoi de factures, et l’envoi de notifications.
Les workflows intégrés garantissent que toutes les étapes sont suivies sans intervention manuelle.
Intégration avec d’autres systèmes : la plateforme peut se connecter à d’autres systèmes d’information (ERP, CRM, etc.) pour synchroniser les données en temps réel et assurer une gestion cohérente de toutes les opérations.
c) Autres cas d’utilisation
1) CRM personnalisé
Gestion des Clients : AirProcess permet de construire un CRM sur mesure avec tous les champs et indicateurs nécessaires pour le suivi des clients.
Vous pouvez ainsi définir vos propres pipelines de ventes et automatiser les tâches répétitives.
2) Ressources humaines
Processus de recrutement : vous pouvez créer des outils pour gérer les processus de recrutement, les formations, et les documents contractuels.
Les workflows vous permettent de suivre chaque étape du processus, de l’application à l’embauche.
3) Suivi de projets
Gestion de projets : AirProcess facilite la gestion des projets en intégrant tous les paramètres spécifiques à l’activité.
Les cahiers des charges, documentations et livrables peuvent être centralisés dans un outil simple et accessible.
d) Sécurité et confidentialité
Sécurité des données : AirProcess assure la sécurité et la confidentialité des données en hébergeant les informations exclusivement en France, avec un protocole HTTPS qui garantit la protection des données en transit.
Contrôle des accès : chaque application crée une base de données dédiée, cloisonnée et sécurisée, accessible uniquement par les utilisateurs autorisés.
Même les membres de l’équipe AirProcess n’ont pas accès aux contenus des applications sans autorisation.
7) Améliorations continues et réévaluations
L’intégration du BPM est loin d’être une démarche ponctuelle.
Il est nécessaire de conduire des évaluations régulières pour s’assurer que les objectifs sont atteints et apporter les ajustements nécessaires en fonction de l’évolution du marché et des technologies.
8) Comment la digitalisation transforme-t-elle la gestion des commandes internes ?
a) Par la traçabilité et la transparence.
Grâce aux systèmes numériques, chaque étape du processus de commande peut être suivie en temps réel.
Les logiciels de gestion offrent des fonctionnalités de traçabilité qui permettent de savoir exactement où en est chaque commande.
Par exemple, un gestionnaire peut voir si une commande a été validée, expédiée ou reçue, ce qui améliore la transparence et la capacité à réagir rapidement en cas de problème.
b) Par la flexibilité et la personnalisation
Les outils numériques offrent une grande flexibilité et peuvent être personnalisés selon les besoins spécifiques de l’entreprise.
Ainsi, AirProcess permet de créer des workflows sur mesure, adaptés aux processus internes de chaque organisation.
Par exemple, une entreprise de e-commerce peut configurer AirProcess pour gérer les pics de demande en automatisant certaines tâches et en ajustant les paramètres de validation en fonction du volume des commandes.
c) Par l’amélioration de la productivité
En éliminant les tâches manuelles et répétitives, la digitalisation permet aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Les gains de temps réalisés grâce à l’automatisation et à l’intégration des systèmes se traduisent par une augmentation de la productivité.
Par exemple, le service achats peut se concentrer sur la négociation avec les fournisseurs et l’optimisation des coûts plutôt que sur la gestion administrative des commandes.
9) Quels sont les principaux défis auxquels vous serez confrontés dans la gestion de vos commandes internes ?
a) Problèmes de coordination
1) Manque de communication entre les départements
L’un des défis majeurs dans la gestion des commandes internes est le manque de communication entre les différents départements.
Par exemple, le département des ventes peut passer une commande sans en informer le département des achats, ce qui peut entraîner des doublons ou des erreurs dans les stocks.
2) Coordination avec les fournisseurs
La coordination avec les fournisseurs est importante.
Un mauvais alignement peut entraîner des retards de livraison, ce qui affecterait la chaîne logistique entière.
Par exemple, une commande urgente de matières premières peut être retardée si le fournisseur n’est pas correctement informé.
b) Erreurs de saisie et traitement manuel
1) Saisie manuelle des commandes
La saisie manuelle des commandes est une source fréquente d’erreurs.
Des fautes de frappe, des informations incomplètes ou incorrectes peuvent retarder le traitement des commandes.
Par exemple, une faute de frappe dans la quantité commandée peut entraîner des surstocks ou des ruptures de stock.
2) Traitement des données et intégration
L’intégration des données entre différents systèmes peut poser problème.
Si les systèmes de gestion des stocks et de commande ne sont pas bien intégrés, cela peut entraîner des incohérences et des erreurs dans les données.
10) Quels sont les bénéfices d’une traçabilité des commandes ?
a) L’amélioration de la gestion des stocks
Avec une meilleure traçabilité, vous pouvez optimiser vos processus de réapprovisionnement et ainsi, prévoir avec précision les besoins futurs et passer des commandes au bon moment.
b) Renforcement de la satisfaction client
Les clients internes peuvent suivre l’état de leurs commandes en temps réel, ce qui améliore leur expérience et leur satisfaction.
Avec une meilleure traçabilité, vous pouvez identifier rapidement les problèmes et prendre des mesures correctives avant que ceux-ci n’affectent gravement la satisfaction des autres services.
c) Conformité et responsabilité
Certaines industries, comme l’alimentation ou la pharmacie, nécessitent une traçabilité stricte pour se conformer aux réglementations en vigueur.
Une bonne traçabilité assure que chaque produit peut être suivi tout au long de la chaîne d’approvisionnement, ce qui garantit la conformité.
Par exemple, dans l’industrie pharmaceutique, chaque lot de médicaments doit être traçable depuis la fabrication jusqu’à la distribution.
11) Quels sont les indicateurs de performance clés (KPI) à suivre pour mesurer l’efficacité de la gestion de vos commandes ?
a) Le temps de traitement des commandes
1) Le délai de traitement des commandes
Le délai de traitement des commandes est un indicateur essentiel pour évaluer l’efficacité.
Il mesure le temps écoulé entre la réception d’une commande et son traitement complet.
2) Le délai de livraison
Le délai de livraison mesure le temps nécessaire pour qu’une commande soit livrée au client final.
Un délai de livraison court et prévisible est une des clés pour maintenir une bonne relation client.
3) Le délai de validation
Ce KPI mesure le temps pris par le service achat pour approuver ou rejeter une demande.
Un délai de validation court permet de garantir que les commandes urgentes sont traitées rapidement, ce qui minimise les interruptions dans la chaîne d’approvisionnement.
b) Le taux d’exactitude des commandes
1) Le taux d’erreur de saisie
Le taux d’erreur de saisie indique le nombre de commandes incorrectes en raison d’erreurs humaines.
Une automatisation et des systèmes de validation intégrés, comme ceux offerts par AirProcess, peuvent réduire ces erreurs et améliorer l’exactitude des commandes.
2) Le taux de retour des commandes
Ce KPI mesure le pourcentage de commandes retournées en raison d’erreurs ou de non-conformité aux attentes des clients.
Un taux de retour élevé peut indiquer des problèmes dans le processus de gestion des commandes ou la qualité des produits.
c) Les coûts liés à la gestion des commandes
Le coût par commande inclut toutes les dépenses associées à la gestion d’une commande, y compris le traitement, l’expédition et la gestion des retours.
Par exemple, en utilisant des systèmes automatisés pour la gestion des commandes, une entreprise peut réduire ses coûts et améliorer sa rentabilité.
d) La satisfaction client
L’indice de satisfaction client mesure la satisfaction des clients par rapport à la gestion des commandes et à la livraison.
Des enquêtes régulières et des feedbacks peuvent aider à identifier les points d’amélioration.
Le taux de réclamation est un indicateur direct de la satisfaction client.
Un taux de réclamation faible indique que les clients sont généralement satisfaits de la gestion des commandes et des livraisons.
12) Conclusion
Dans cet article, nous avons exploré en profondeur comment le Business Process Management (BPM) peut transformer la gestion des commandes internes.
Nous avons défini ce qu’est le BPM et ses avantages, notamment la réduction des erreurs humaines, l’amélioration de la productivité, et l’aperçu en temps réel des performances.
Ensuite, nous avons discuté de la mise en œuvre du BPM, en soulignant l’importance de l’analyse des processus existants, la définition des objectifs clairs, et le choix d’outils adaptés comme AirProcess.
Nous avons également examiné un cas pratique et les défis courants dans la gestion des commandes internes, ainsi que les bénéfices d’une traçabilité et les principaux indicateurs de performance clés (KPI) à suivre.
La gestion des commandes internes est un défi complexe pour de nombreuses entreprises.
Avec la complexité croissante des opérations et l’exigence de rapidité et d’efficacité, l’intégration du BPM et d’outils digitaux devient incontournable.
La traçabilité, l’automatisation et la personnalisation offertes par ces technologies permettent non seulement d’améliorer les processus internes, mais aussi de répondre aux attentes des clients de manière plus proactive et précise.
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